Apartman ve Site WhatsApp Grupları, Aidat Listeleri ve KVKK: Yönetici Sorumlulukları

Yönetici ve Kat Maliki KVKK Sorumlulukları

Yayın Tarihi: Nisan 2026 | Kategori: KVKK & Dijital Yönetim | Okuma Süresi: 11 dakika

WhatsApp grupları, artık neredeyse her apartman ve sitenin vazgeçilmez iletişim aracı. Ancak kat maliklerinin iletişim numaralarının grup üyeleriyle paylaşılması, aidat borç listelerinin asılması veya paylaşılması ve kimlik bilgilerinin yazışmaya girmesi 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında ciddi yükümlülükler doğurur. Bu rehberde apartman yönetimleri için KVKK uyum rehberini sunuyoruz.

İçindekiler

1. KVKK ve Apartman Yönetimi İlişkisi
2. Kişisel Veri Nedir? Hangi Veriler Korunur?
3. WhatsApp Grupları ve KVKK Riskleri
4. Aidat Listesi Paylaşımı
5. Borçlu Liste Asma Uygulaması
6. VERBİS Kaydı: Apartmanlar İçin Zorunlu mu?
7. Aydınlatma ve Açık Rıza Metinleri
8. Veri İhlali Halinde Ne Yapılır?
9. Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

1. KVKK ve Apartman Yönetimi İlişkisi

Apartman yönetimi; kat maliki ve kiracıların kimlik bilgileri, iletişim verileri, mali bilgileri ve hatta kamera kayıtlarını işleyen bir veri sorumlusudur. Bu nedenle 6698 sayılı KVKK tüm apartman yönetimlerini doğrudan ilgilendirir. 2026 yılı itibariyle KVKK denetimleri sıklaşmış ve apartman yönetimleri ilk dikkat çeken alanlardan biri haline gelmiştir.

2. Kişisel Veri Nedir? Hangi Veriler Korunur?

Kişisel veri; kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir. Apartman bağlamında korunan veriler:

• Ad, soyad, TC kimlik numarası
• Telefon ve e-posta
• Tapu bilgileri
• Araç plakası
• Kamera görüntüleri (görsel veri)
• Borç bilgileri (finansal veri)
• Kart/parmak izi kayıtları (biyometrik veri)

3. WhatsApp Grupları ve KVKK Riskleri

Apartman WhatsApp gruplarındaki KVKK riskleri:

• Grup üyelerinin telefon numarası tüm üyelerle görüşülebilir
• Kayıtlı olmayan bir kişinin numarasını grubun üyeleri görür
• Grup yöneticisi veri sorumlusu konumundadır
• Hakaret, iftira veya özel yaşam ihlalleri cezai sorumluluk doğurur

Çözüm: Grup katılımından önce kat maliklerinden yazılı açık rıza alınması, grup kurallarının belirlenmesi ve moderasyonun sağlanması.

4. Aidat Listesi Paylaşımı

Kat maliklerinin isim ve borç bilgisini içeren aidat listesi; kişisel veri niteliğindedir. Herkesin görebileceği şekilde panoya asılması veya WhatsApp grubunda paylaşılması KVKK ihlali oluşturabilir. Doğru uygulama:

• Aidat bilgisi, yalnızca ilgili kat malikine bireysel olarak iletilmeli
• Toplu bilgilendirmede isim yerine daire numarası kullanılmalı (kısmi anonimleştirme)
• Bilgilendirme ekranlı sistemlerde sadece şifreyle erişim sağlanmalı

5. Borçlu Liste Asma Uygulaması

Borçluların isim-soyisim ile panoya asılması; 2026 itibariyle KVKK Kurulu’nun özellikle dikkat ettiği bir uygulamadır. Borçlu listesi asmak kural olarak kişisel veri ihlali sayılır. Buna karşın:

• Daire numarası ile sınırlı liste
• Yalnızca kat maliklerine erişimli sistem
• Yönetim planında açık hüküm

bulunursa uygulamanın hukuka uygunluğu tartışmalı olmaktan çıkabilir.

6. VERBİS Kaydı: Apartmanlar İçin Zorunlu mu?

VERBİS (Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi) kaydı; belirli eşikleri aşan veri sorumluları için zorunludur. Apartman yönetimleri; bağımsız bölüm sayısı ve işlenen veri miktarı nedeniyle genellikle eşik altındadır. Ancak 500’den fazla daireye sahip büyük siteler için VERBİS kaydı dikkate alınmalıdır.

7. Aydınlatma ve Açık Rıza Metinleri

KVKK md. 10 uyarınca veri sorumlusu; veri sahibini veri işleme amaçları, yöntemi ve hakları konusunda aydınlatmakla yükümlüdür. Apartmanda bulunması gereken aydınlatma metinleri:

• Genel aydınlatma metni (ilan panosunda)
• Kamera kaydı aydınlatma metni (her kamera noktasında)
• Personel aydınlatma metni
• Ziyaretçi aydınlatma metni (varsa giriş kartı sisteminde)

Açık rıza gerektiren durumlarda yazılı onay alınmalıdır.

8. Veri İhlali Halinde Ne Yapılır?

Veri ihlali öğrenildiğinde 72 saat içinde KVKK Kuruluna bildirim yapılmalıdır. Aynı zamanda veri sahibi olan kat maliklerine de bildirim yapılmalı; alınan önlemler raporlanmalıdır. İhlalin bildirilmemesi veya gizlenmesi ayrı bir ihlal oluşturur.

9. Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

WhatsApp grubu kurmak için açık rıza şart mı?
Güvenli yaklaşım açık rıza alınmasıdır. En azından gruba eklenmeden önce sözlü/yazılı onay alınmalıdır.

Kamera kayıtları ne kadar süre saklanır?
KVKK Kurulu kararlarına göre amaçla orantılı en kısa süre (genellikle 30 gün) önerilir. Uzun süreli saklama için gerekçe gereklidir.

Kat maliki verilerin silinmesini talep edebilir mi?
Veri sahibi; silme, düzeltme ve işleme itiraz haklarına sahiptir. Ancak yönetim kanundan doğan yükümlülükler (tapu, aidat) için verileri saklamaya devam edebilir.

KVKK ihlaline ne kadar ceza verilir?
İdari para cezaları 2026 için 50.000 TL’den başlayıp milyonlarca liraya ulaşabilir. Ayrıca cezai yaptırımlar da uygulanabilir.

Saha Yönetim — KVKK uyumlu yönetim, aydınlatma metinleri ve dijital altyapı çözümleri. KVKK denetimine hazır olmak için iletişime geçin.