APARTMAN SİTE VE TESİS YÖNETİMİ HİZMETLERİ
SAHA SİTE YÖNETİM VE DANIŞMANLIK apartman ve site yöneticiliği; kanunlar çerçevesinde kat malikleri genel kurulunca seçilmiş ve yetkilendirilmiş yönetim/denetim kurulları ile diyalog içinde ve yönetim kurullarının aldığı kararlar doğrultusunda kat maliklerinin taleplerini yerine getirerek sitede huzurlu bir yaşam sağlanması için idari ve mali hususları yöneten bir yandan da sitenin değerini artırmak için sunulan hizmetleri içermektedir.
Saha yöneticileri apartmanların ve sitelerin günlük işleyişi ile alakalı her işten sorumludur ve bir talep ya da şikâyet var ise konuyu takip edip sonuçlandırır. Ayrıca var ise apartman ve site çalışanlarının çalışma programlarını düzenler ve denetimini yapar. Saha müfettişi ise kendisine verilen kontrol listesi doğrultusunda teftiş yapar ve operasyon müdürüne rapor sunar. Bu rapor doğrultusunda yapılacak işler proje takibe girer ve saha yöneticisine eksiklikler hakkında bilgi verilir. Konu çözüme ulaşana kadar takibi yapılır.
Tam zamanlı profesyonel yönetim hizmetinde Saha Site Yönetim ve Danışmanlık mali sorumlulukları da kendi üzerine alır. Kat malikleri genel kurulunca seçilmiş yönetim kurulunun onayı ile hareket ederek bütün banka ve ödeme yetkilerini kendisinde toplar ve yönetim dönemi sonunda yönetim kurulu ile mali ibraya çıkar.
Tam zamanlı yönetimin bir yüzü de online hizmetlerdir. Saha Site Yönetim ve Danışmanlık, apartman ve sitelere ait her türlü mali verinin işlendiği çözüm yazılımı ile anlık olarak güncellenerek yayınlanmaktadır. Bu sistem site sakinlerinin e-maillerine gönderilen bir e-davetiye ile aktif hale gelmektedir. Her kat sakinine/malikine kendisine özel bir şifre gönderilmektedir. Bu şifre ile ödenen aidatların nerelere harcandığı, kasalardaki paraların güncel durumunu görebildikleri gibi isterlerse her an denetim yapabilmeleri için bilanço, kasa ekstreleri, ödeme tahakkukları gibi birçok raporu evlerinden görebilmektedirler. Bu sistem şirketimizin temel prensipleri haline gelmiş şeffaflık, güvenilirlik ve profesyonellik ilkeleri doğrultusunda müşterimize sunulan bir hizmettir. Müşterilerimiz yine kendi şifreleri ile borçlarını öğrenebilir ve kredi kartıyla ödeme yapabilmektedirler. Ödeme işlemleri günümüzün dünya çapında en güvenilir sistemi olarak kabul edilen 3D Secure sistemle korunmaktadır. Yine bu yazılım sayesinde müşterilimiz bize isteklerini mesaj atabilir, sosyal tesislerde rezervasyon yapabilir, düzenlenecek anketlere ve forumlara katılabilir ve IP üzerinden sitenin güvenlik kameralarına ulaşabilirler. Kat sakinleri/malikleri Android telefonlar için Play Store ve IOS işletim sistemi telefonlar için Apple Store üzerinden uygulamayı indirip cep telefonu üzerinde de online hizmetlerden faydalanabilirler.
Şirketimiz, apartman ve site yönetim ücretlerini 2 (iki) ana kriter üzerinden belirler. Birincisi bağımsız bölüm sayısı adedi, ikincisi ise yapılacak işler için harcanacak zamandır. Verdiğimiz hizmetler tamamen hizmete dayalı olduğu apartman veya site yönetim ücretleri/fiyatları/bedelleri tamamen keşif sonrası belirlenir. Bağımsız bölüm sayısı ne kadar fazla ise daire başı birim fiyat/ücret o kadar aşağıda düşer. Apartman veya site için harcanan zaman aralığı ne kadar az fiyat buna göre düşer.
Yukarıda anlatılan ve aşağıda detayları verilen Saha Site Yönetim ve Danışmanlık hizmetlerinin nihai amacı sitede mutlu ve huzurlu bir yaşam ortamı sağlamak ve siteye katma değerleriyle birlikte cazibe katmaktır. Bu yöntemle hizmet verilen siteye olan talebin artması ve bunun değer artışı olarak hayata geçmesi hedeflenir.
ADANA SAHA SİTE YÖNETİM VE DANIŞMANLIK HİZMET İÇERİĞİ
- Kat Mülkiyeti Kanunu Konusunda Danışmanlık Hizmeti
- Her tip genel kurul süreci için danışmanlık verilmesi.
- Yönetim kurulu ve denetim kurulu için KMK hakkında danışmanlık verilmesi.
- Site/apartmanın KMK’ya uygun olarak yönetilmesi ve maliklerin bu konuda bilgilendirilmesi.
- Gerekli durumlarda KMK mevzuatına hâkim avukatlarımızla dava açmak, takibini yapmak.
- Genel Kurul Hizmeti
- İlgili tapu dairesinden -ücreti mukabilinde- yönetim planı ve güncel kat malikleri listesinin SAHA SİTE YÖNETİM VE DANIŞMANLIK tarafından tedarik edilmesi
- Kat maliki/sakini listelerinin kayıt altına alınarak kimlik bilgilerinin tanımlanması
- Genel kurul öncesi tebliğ süreçlerinin 634 sayılı KMK ve tebligat kanunu çerçevesinde yönetilmesi
- Genel kurul toplantılarının ücretsiz organize edilmesi
- Genel kurul toplantılarının yönetilmesi gerektiği takdirde fahri divan başkanlığı yapılması
- Divan tutanağı üzerinde alınan genel kurul kararlarının 634 sayılı KMK ve tebligat kanunu çerçevesinde maliklere gönderilmesi
- Alınan tüm kararların karar defterine işlenmesi
- Kuruluş ve Organizasyon
- Yeni kurulacak sitelerde vergi dairesi, noter ve SGK işlemlerinin yapılması.
- Sitenin elektrik, su doğalgaz vb. kurumlardaki abonelik işlemlerinin yapılması.
- Site sakinlerine duyuru ve bilgilendirme sağlanarak sitenin sağlıklı bir şekilde yaşama başlamasını sağlamak.
- Site yaşamının anayasası olan yönetim planının talep halinde hazırlanması.
- SGK İşlemleri
- Apartman ve site SGK sicil kayıt işlemleri.
- Personel işe giriş/çıkış işlemleri için SGK bildirimleri.
- Personelin aylık puantaj usulü ile sigorta bedellerinin yatırılması.
- Aidat Takibi, Telefonla Hatırlatma
- İşletme projesi neticesinde aidatların yönetim planı ve 634 sayılı KMK çerçevesinde paylandırılması
- Kullanmakta olduğumuz yazılım üzerinden belirlenmiş aidatların/ek ödemelerin her ay otomatik şekilde borçlandırılarak anlık olarak ödeme takibinin yapılması.
- Aidat ödemesini aksatan sakinlerin periyodik zamanlarda listesini sistemden çekerek call center tarafından takibi, aidatların saha yöneticileri tarafından sakinlerden talep edilmesi.
- Yönetim kurulunun talepleri doğrultusunda aidat takip listesi paylaşımı.
- Muhasebe Hizmeti
- Apartman ve site için ödeme ve tahakkuk esaslı resmi muhasebenin otomasyon sistemi üzerinde işlenmesi
- Kat malikleri genel kurulunca onaylanmış işletme projesine sadık kalarak (mücbir sebepler dışında) belirlenmiş bütçe dahilinde finansal gelir ve gider dengesinin sağlanması.
- Banka işlemlerinin takibi ve resmi hesaplara ve işletme defterine işlenmesi
- SAHA SİTE YÖNETİM VE DANIŞMANLIK otomasyon sistemi üzerinden bankaya yatırılan aidat ve diğer bedellerinin sisteme anlık olarak işlenmesi.
- SAHA SİTE YÖNETİM VE DANIŞMANLIK otomasyon sistemi üzerinden apartman ve site sakinleri; bilgisayarlarından ve mobil cihazlardan aidat borç takibi ve ödemelerini yapabilmesi.
- SAHA SİTE YÖNETİM VE DANIŞMANLIK otomasyon sistemi üzerinden yönetim kurulu, denetim kurulu ve istenirse apartman ve site sakinleri tarafından şeffaflık adına mali tabloların yayınlanması ve denetlenmesi.
- İşletme Defteri Kayıtları
- İşletme defterinin notere onaylatılması.
- Finansal her tip işletme kayıtlarının deftere işlenmesi.
- Noter kanalıyla her yıl defter açılış ve kapanışlarının onaylatılması.
- Site Müdürü, Saha Yöneticisi Atanması (Yönetim Kurulu Destek)
- Apartman ve site yönetiminde uzman ve KMK’ya hakim kişiler atanır.
- Aidat ödemelerinin düzenli tahsilatını sağlar.
- Apartman ve site içi her tip idari, mali ve hukuki duyurunun ilgili alanlara asılmasını sağlar.
- Apartman ve site personellerin denetlenmesi, idari ve resmî kurumlarla olan ilişkilerin takip edilmesi.
- Yönetim ve denetim kurulu ile sürekli iletişim halinde olur.
- Apartman ve sitenin fiziksel, teknik, operasyonel kontrollerinin denetlenmesini sağlar.
- Kat sakinlerinin taleplerinin dinlenmesini, sorunlarına çözüm üretilmesini sağlar.
- Site içerisinde yapılacak tadilat, tamirat vb. işlerin takip edilmesi, sorunsuz şekilde teslim alınması.
- Saha sorumlusu günlük olarak ortalamada 45 dakika ile 1 saat kadar zaman dilimini lokasyonda geçirir.
- Saha Müfettiş Kontrolü (Denetim Kurulu Destek)
- Yetkilendirdiğimiz müfettiş ile ilgili lokasyona ait saha yöneticisinin, bina görevlilerinin, bina evrakların, bina içerisinde yapılan işlerin denetlenmesini ve raporlanmasını sağlar.
- Aylık bazda maksimum iki defa detaylı kontrol yapar ve üst yönetime rapor sunar.
- Satınalma Operasyonları Ürün/Hizmet Tedariki
- Piyasa araştırması yapılarak alınacak ürün/hizmet için fiyat teklifleri toplanması.
- Referans araştırması yaparak ürünün/hizmetin kalitesi hakkında bilgi edinilmesi rapor hazırlanması.
- En iyi 3 firmanın teklif referans sunumlarıyla birlikte yönetim kurulunun onayına sunulması.
- Teknik Bakım Onarım Hizmetleri Tedariki
- Apartman ve sitelere ait tüm teknik alt/üst yapının, makine parkurlarının, ortak alanların ve sosyal tesislerin periyodik bakımı, onarımı, tadilatı
- Piyasa araştırılması yaparak profesyonel firmaların araştırılması, kullanılan malzemeler hakkında bilgi alınması.
- Referans araştırması yaparak yapılan işin kalitesi hakkında bilgi edinilmesi rapor hazırlanması.
- En iyi 3 firmanın teklif referans sunumlarıyla birlikte yönetim kurulu onayına sunulması.
- Aylık Rutin Faaliyet Raporları ve Mali Raporlar
- Site içinde yapılan işlerin, işlemlerin kat maliklerine ve yönetim kuruluna rapor halinde sunulması.
- Sitenin gelir, gider durumlarını gösteren detaylı mali raporun yönetim kuruluna sunulması.
- İcra Takibi
- Genel kurul kararlarıyla belirlenmiş aidat son ödeme tarihini geçiren sakinlerin yasal takibe alınmasıdır.
- Yönetim kurulunun kararı doğrultusunda icraya verilmesi gereken sakinlerin listelenmesi sağlanır.
- Yönetim kurulunun onayı sonrası icra birimimiz tarafından dava dosyalarının hazırlanması sağlanır.
- SAHA SİTE YÖNETİM VE DANIŞMANLIK icra avukatlarımızın yönetim bütçesinden hiçbir ücret talep etmeden (icra dairesine yatırılacak harç ücreti hariç) dava dosyalarını açıp, tahsilatı için takip etmesi.
- İnsan Kaynakları Hizmeti (Personel Tedariki, Sevk idare, Bordrolama)
- Apartman ve site personellerinin seçimi ve istihdam edilmesi sağlanır.
- Apartman ve site bünyesinde çalıştırılacak personeller için ilgili kanallarda (İşkur, eleman.net, kariyer.net) iş ilanları yayınlanması.
- Apartman ve site için ihtiyaç dahilindeki personellerle mülakat yapılması.
- Belirlenen personel listesinin yönetim kurulu onayına sunulması ve daha sonra işe alımının gerçekleştirilmesi.
- Bina personelinin sicil işlemleri (işe giriş-çıkış), özlük dosyaları, SGK beyannameleri, maaş ödemeleri, fazla mesai ve yıllık izin hesaplamaları ve resmileştirilmesi
- Bina personellerine konuşma, günlük kılık kıyafet ve temizlik prosedürlerini uygulatmak.
- Bina personellerinin günlük iş programlarının hazırlanması ve düzenli kontrolü
- Bina personellerine standart iş güvenliği eğitimi aldırılması ve ihtiyaç dahilindeki kanuni zorunluluklara, apartman/site taleplerine istinaden sertifika aldırılması.
- Halkla İlişkiler Hizmeti
- Apartman ve site sakinlerinin taleplerinin ve şikâyetlerinin ilgili personel tarafından dinlenmesi, sorunları için çözüm üretilmesi veya sorunlarının giderilmesinin sağlanması.
- Apartman ve site sakinlerinin memnuniyetlerinin takip edilmesi, ölçülmesi ve onlar için en iyi hizmeti sunmak adına çalışmalar yürütülmesi.
- Özel günlerde apartman/site yönetimlerinin talepleri doğrultusunda sakinler için organizasyonların düzenlenmesi
- Basın, Yayın ve Tanıtım Hizmetleri
- Apartman ve site içerisinde kurumsal firma reklamlarının yayınlanarak siteye gelir sağlanması.
- Apartman ve site adına basın yayın üzerinden ilanlar verilmesi.
- Sosyal Tesisler
- Sosyal tesislerin kat sakinlerinin ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde hizmet vermesinin sağlanması.
- Site sakinlerinin sosyal tesislerden taleplerinin değerlendirilip, anketler oluşturulup bunların sonuçlarının yönetim kuruluyla paylaşılıp karara bağlanması.
- Sosyal tesislerin kullanım koşullarını planlamak ve tüm sakinlere duyurarak kurallara riayet edilmesini sağlamak
- Sosyal tesislerin periyodik bakımını ve düzenini sağlamak
- Sosyal tesislerde görevli personelin sevk ve idaresini sağlamak
- Toplu E-Mail
- Aidat bildirimleri için mail adresleri bulunan maliklere, her ayın belirli günlerinde mail atılması.
- Apartman ve site içerisinde yapılacak tadilat, tamirat, yıkım vb. bir durumda kat maliklerine bilgilendirme maili atılması.
- Site içerisinde aktivite ve resmi günler için bilgilendirme maili atılması.
- ARGE Hizmetleri
- Apartman ve siteler için verimlilik analizlerinin yapılması.
- Yaşam çözüm yazılımlarının araştırılması ve geliştirilmesi ile lokasyonda yaşayan maliklere fayda sağlanması.
- Apartman/Site giderlerinin maliyet analizlerini yaparak giderlerin düşürülmesi.
- Gelişen teknolojilerin ihtiyaç dahilinde apartman ve sitelere entagrasyonunun sağlanması.
- Doğalgaz Sayaç Okuma ve Faturalandırma Hizmeti (Opsiyonel Hizmet- Ücrete Tabidir)
- Doğalgaz sayaçlarının her ay düzenli şekilde okunması ve kullanım oranlarının hesaplanması
- Hesaplanan bedellerin kat sakinlerine belge ile ibra edilmesi
- Tahakkuk edilen bedellerin tahsil edilmesi
- Ana faturanın doğalgaz şirketine ödenmesi