Apartman Karar Defteri Nasıl Tutulur? Noter Tasdiki ve 2026 Dijital Uygulamalar

Noter Tasdiki, Zorunlu Kayıtlar ve 2026 Dijital Uygulamalar

Yayın Tarihi: Nisan 2026 | Kategori: Karar Defteri & Dokümantasyon | Okuma Süresi: 11 dakika

Apartman ve site yönetiminin en önemli belgelerinden biri karar defteridir. Hem Kat Mülkiyeti Kanunu’nun açık hükmü hem de yargı süreçlerinde delil niteliği, karar defterini yönetimin ayrılmaz bir parçası yapar. Bu rehberde karar defterinin nasıl açılacağı, noter tasdikinin detayları, zorunlu kayıtlar ve 2026 dijital uygulamalar hakkında tüm bilgileri sunuyoruz.

İçindekiler

1. Karar Defteri Nedir?
2. Yasal Dayanak: KMK md. 32
3. Noter Tasdiki: Nasıl Yapılır?
4. Karar Defterine Yazılması Gereken Kayıtlar
5. Karar Defteri Yazım Kuralları
6. İşletme ve Gelir-Gider Defterleri
7. Karar Defteri Kaybolursa Ne Yapılır?
8. 2026 Dijital Uygulamalar ve E-Defter
9. Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

1. Karar Defteri Nedir?

Karar defteri; kat malikleri kurulu ile yönetim kurulunun aldığı tüm kararların resmi olarak yazıldığı ve noter tarafından tasdik edilen bir kayıt defteridir. Bu defter:

• Kararların hukuki geçerliliğini sağlar
• Uyuşmazlıklarda ilk başvurulan delildir
• Genel kurul kararlarının yaptırımını destekler

2. Yasal Dayanak: KMK md. 32

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu md. 32 uyarınca “Kat malikleri kurulunca verilen kararlar, noterden onaylı karar defterine yazılır, tarih konulur ve altı hazır bulunanlar tarafından imzalanır.” Bu hüküm emredici niteliktedir.

3. Noter Tasdiki: Nasıl Yapılır?

Karar defteri açılışı için noter tasdiki süreci:

1. Tanzim edilen defter (yeni veya tükenmiş defterin yerine yenisi)
2. Apartman yönetimi adına tüzel kişilik vergi numarası (veya müstakil vergi kimliği)
3. Yönetici atama kararı ve yönetim planı
4. Notere başvuru ve tasdik harcının yatırılması
5. Tüm sayfaların ve ara onayların yapılması

Tasdik harcı; sayfa sayısına göre değişir. Tipik 100 sayfalı defter için 2026 tarifesi ile yaklaşık 800-1.200 TL civarındadır.

4. Karar Defterine Yazılması Gereken Kayıtlar

• Genel kurul toplantı tutanakları
• Alınan tüm kararlar (aidat, yönetici seçimi, yönetim planı değişikliği vb.)
• Yönetim kurulu toplantı kararları
• Muhalefet şerhleri
• Olağanüstü karar gerektiren harcamalar
• İşletme projesi onayı
• Hesap raporu görüşmeleri

5. Karar Defteri Yazım Kuralları

Karar defteri, kayıtlar açısından düzenli tutulmalıdır:

• Her karar ayrı başlık altında yazılır
• Tarih ve sıra numarası eklenir
• Alınan kararlar oybirliği/salt çoğunluk gibi oylama sonucuyla birlikte yazılır
• Boş sayfa bırakılmaz; kullanılan satır ve sayfa boşluklarına çizgi çekilir
• Silinti, kazıntı ve düzeltme olmaz; hatalı kayıtlar üzerine “sehven yazılmıştır” şerhi düşülür

6. İşletme ve Gelir-Gider Defterleri

Karar defterine ek olarak yönetim; işletme defteri ve gelir-gider defterini de tutmalıdır. Bu defterler de noter tasdikli olmalıdır. Modern dijital sistemlerde bu kayıtlar yazılım üzerinden tutulup yıl sonunda basılarak noter tasdikli deftere yapıştırılabilir.

7. Karar Defteri Kaybolursa Ne Yapılır?

Karar defterinin kaybolması veya çalınması halinde:

1. Polis ve/veya notere zayi bildirimi yapılır
2. Yerel gazetede ilan verilir
3. Yeni defter açılır ve noter tasdik ettirilir
4. Mevcut kararların özet listesi (mümkünse) yeni defterin ilk sayfasına işlenir

8. 2026 Dijital Uygulamalar ve E-Defter

Teknolojinin gelişmesiyle birlikte 2026 yılında dijital karar defteri uygulamaları tartışılmakta. Mevcut mevzuatta resmi e-defter sistemi henüz zorunlu değil. Uygulamada yaygın model:

• Kararlar dijital ortamda hazırlanır ve imza altına alınır
• Kat maliklerine e-posta ile iletilir
• Yıl sonunda basılı hali noter tasdikli deftere yapıştırılır

Saha Yönetim olarak dijital panel üzerinden kat maliklerinin tüm kararlara anında erişmesini sağlıyoruz.

9. Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

8 daireden az apartmanda karar defteri zorunlu mu?
KMK md. 32 hükmü sekiz daireden az binaları da kapsar ancak yönetici atanması zorunluluğu yoktur. Yine de karar defteri tutulması tavsiye edilir.

Karar defteri olmadan alınan kararlar geçerli midir?
Geçerlidir; ancak ispat açısından zordur ve Sulh Hukuk Mahkemesinde iptal edilebilir.

Defter dolarsa ne yapılır?
Dolmuş defter arşivde saklanır; yeni defter açılıp noter tasdik ettirilir.

Karar defteri açılışı hangi notere yapılır?
Apartmanın bulunduğu yer noterlerinden herhangi birine. Mahalle/ilçe sınırlaması yoktur.

Saha Yönetim — Karar defteri, işletme defteri ve dijital dokümantasyon hizmetleri. Profesyonel yönetim için iletişime geçin.