Kat Malikleri Kurulu Toplantısına Hazırlık Rehberi
Toplantı Zamanı
Kat Malikleri Kurulu Olağan Toplantısı, yönetim planında aksine bir hüküm bulunmadıkça her takvim yılının Ocak ayı içerisinde yapılır. Ancak bazı apartman ve sitelerde, özellikle merkezi ısınma sistemine sahip olan binalarda, yönetim planı gereğince toplantıların ısıtma dönemi sonrası (örneğin Mayıs ayı) yapılması uygulaması da mevcuttur.
Toplantı Yeri
Toplantı, bağımsız bölüm dışında yer alan bağımsız bir alanda gerçekleştirilmelidir. Bu alan:
- Bahçe,
- Sığınak,
- Yönetim odası,
- Pastane,
- Kahvehane,
- Ortak kullanım alanları olabilir. Böylece, toplantıya katılımın hukuki geçerliliği sağlanır ve bağımsız bölümle ilgili husumet iddialarının önüne geçilmiş olur.
Toplantı Öncesi Hazırlıklar
- Defter ve hesap kayıtlarını güncelleyin.
- Kat maliklerini yasal sürelere uygun şekilde davet edin.
- Faaliyet raporunuzu hazırlayarak toplantıda sunuma hazır hale getirin.
- Denetçiye denetim raporunu hazırlamasını hatırlatın.
- Toplantı için gündem maddelerini oluşturun.
- Bina içi sorunları ve komşu şikayetlerini derleyin.
- Geçmiş dönem harcamaları ve mevcut ihtiyaçlar doğrultusunda taslak işletme projesi hazırlayın.
- Çatı, boya, asansör gibi büyük işler için teknik ve fiyat analizleri yapın.
- Katılımı göstermek üzere hazirun cetveli hazırlayın.
- Tüm fatura, makbuz ve evrakları düzenleyin.
- Karar defteri ve sözleşmeleri yeni yönetime devretmek üzere hazırlayın.
- Yeni dönem için düşündüğünüz yönetici ve denetçilerle ön görüşme yapın.
- Divan oluşturulacaksa gerekli hazırlıkları yapın.
- Gündemde saygı duruşu varsa, vefat eden komşular için anma planlayın.
- Toplantı yerinde erkenden bulunarak; ikram, oturma düzeni, ışıklandırma gibi detayları kontrol edin.
Kat Malikleri Kurulu Toplantısına Yasal Davet
Toplantıya Davet Usulü
- Davet, öncelikle yönetim planında belirtilen usule göre yapılmalıdır.
- Yönetim planında açıkça belirtilmemişse; Kat Mülkiyeti Kanunu Madde 29/1 uyarınca, her takvim yılının Ocak ayı içinde toplantı yapılması zorunludur.
- Toplantı tarihinden en az 15 gün önce, kat maliklerine:
- Taahhütlü mektup,
- İmza karşılığı teslim edilen yazılı bildirim yoluyla çağrı yapılmalıdır.
- Bir bağımsız bölümün birden fazla maliki varsa, her hissedar ayrı ayrı davet edilmelidir.
- Adresi bilinmeyen maliklere ilan yoluyla çağrı yapılabilir.
- İlk toplantıda yeterli çoğunluk sağlanamazsa, en geç bir hafta içinde ikinci toplantı yapılmalıdır.
Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar
- Toplantının yerini, tarihini, gününü ve saatini açıkça belirtin.
- Yönetim planında öngörülen davet şekline mutlaka uyun.
- Hisseli bağımsız bölümlerde tüm hissedarları davet edin, birinin vekil tayin edilmesini isteyin.
- Gündem maddelerini açıkça yazın. Bu sayede toplantı süreci amaca uygun ilerler.
- Katılamayacak maliklere, hazır bir vekaletname örneği gönderin. Bu sayede katılım kolaylaştırılır.
- Vekalet verilebilecek kişiler hakkında bilgi verin:
- Kat maliki olmayan bir kişi vekil olabilir mi?
- Aynı kişi birden fazla kişiden vekalet alabilir mi?
Bu belge, Kat Malikleri Kurulu toplantılarının usulüne uygun şekilde düzenlenmesi, toplantıya hazırlık ve davet sürecinin kanuna uygun yürütülmesi amacıyla hazırlanmıştır. Apartman yöneticileri ve kat malikleri, bu süreçleri eksiksiz yerine getirerek hem hukuki geçerlilik sağlar hem de topluluk içinde düzeni korur.
Benzer Konular
Ziyaretçi Yorumları